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Las 7 tareas repetitivas que un portal del empleado agiliza en tu organización

10 minutos

El portal del empleado se está convirtiendo en una herramienta que revoluciona organizaciones. Y es que la agilización y automatización de diversas funciones ha logrado que los trabajadores pierdan menos el tiempo en tareas no productivas.

Es por ello que, tal como ocurre con VisualTime, este tipo de software centra todos sus esfuerzos en la optimización del tiempo de sus usuarios. Lograrás conseguir la gestión de personas, del tiempo y del talento que tu organización necesita para alcanzar el éxito.

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Fichajes desde la aplicación

Tanto aquellos empleados que trabajan en casa, en remoto o acuden a la oficina deben registrar la hora de entrada y de salida de su puesto de trabajo. Con el portal del empleado es posible hacerlo a través de una intuitiva aplicación móvil al alcance de todos.

Esto permite el cumplimiento de la normativa laboral estén donde estén, además de poder desarrollar políticas horarias más flexibles que favorezcan la conciliación personal y familiar. E incluso en modelos mixtos, en los que a veces se puede teletrabajar como acudir a la oficina, reducirá el tiempo utilizado en este proceso diario y tan repetitivo.

Gestión de turnos

En lo que respecta a la gestión de turnos, las hojas de cálculo ya son cosa del pasado. Los responsables de RRHH encontrarán en este software la mejor herramienta para poder encajar todo el horario de la plantilla sin que parezca que estén rellenando un rompecabezas.

Esto es especialmente importante en empresas que cuentan con varias modalidades de contratos de trabajo. Poder ver todo el conjunto en un mapa completo e intuitivo no sólo permitirá un mayor control, sino extraer datos que ayuden a mejorar la organización en términos generales.

Solicitud de vacaciones y ausencias

Acompañando a la tarea anterior, es indispensable que también implemente la solicitud de vacaciones y ausencias con el objetivo de que el calendario laboral cuadre. Esto permitirá tener una previsión para detectar fechas ya solicitadas, para que no se produzcan descubiertos en los periodos vacacionales. 

Son los propios trabajadores los que pueden acceder al módulo de gestión de las vacaciones y seleccionar, dentro de unas limitaciones establecidas por la empresa, cuándo quieren disfrutar de las vacaciones. Y en las ausencias por otras causas, el proceso es similar, siendo responsable el trabajador de informar de ello con la mayor antelación posible.

Gestión documental

Una de las mejores ventajas de la digitalización de la gestión de personal. Se acabaron los viajes al departamento de RRHH para llevar la documentación, así como a otros. Todo ese tiempo de idas y venidas se ahorra gracias a poder adjuntar los documentos desde el propio teléfono móvil u ordenador, ya sea en un archivo de imagen o formato en PDF.

Esto permite la agilización de todos los trámites, a la vez que se evita que documentos importantes se pierdan, siempre teniendo la garantía de que se ha recibido correctamente. Además, se ayuda a preservar el medio ambiente al utilizar menos papel. 

Refuerzo de la cultura empresarial

Siendo una de las partes más esenciales de una organización, el portal del empleado puede fortalecer la cultura empresarial gracias a la transparencia que ofrece. Los trabajadores sólo deben acudir a él para conocer las normativas y noticias relacionadas con la empresa. También ayuda a comunicar los valores de la empresa de una forma muy clara y sencilla.

Mejora los procesos de onboarding, de gestión de la formación y fomenta el sentimiento de identidad que hace que los trabajadores se comprometan con su labor. En definitiva, se sienten cuidados y protegidos por la empresa, lo que se traduce en una mayor atracción de talento.

Evaluaciones de desempeño

Es posible aprovechar todos los datos e información recabada a través del portal del empleado para conocer la productividad de los empleados. Además de realizar encuestas periódicas que no consuman tiempo de trabajo efectivo.

Esto es especialmente relevante en la gestión del tiempo para maximizar el rendimiento de los equipos de trabajo. Puede ayudar a detectar aquellos pequeños detalles a mejorar en los procesos productivos como hábitos que pueden cambiarse.

Agilidad y transparencia en la comunicación interna

Por último, pero no menos importante, el portal del empleado tiene módulos y funcionalidades para transformarse en un canal de comunicación muy efectivo. La empresa puede enviar misivas de obligatoria lectura de forma personalizada, llegando a aquellos empleados que lo requieran.

Por otro lado, también es posible que los managers puedan comunicarse con sus equipos, dentro del propio software. Esto agilizará todos los procesos de trabajo, ayudando en la coordinación de los diferentes colaboradores de la organización.

VisualTime es el portal del empleado que tu organización se merece

Todas estas 7 tareas repetitivas y muchas más pueden resolverse con soltura, intuición y automatización gracias al portal del empleado de VisualTime. Diseñado para adaptarse a todo tipo de organizaciones, se puede personalizar para cubrir todas las necesidades específicas de la gestión de RRHH.

Con VisualTime no sólo ganarás en comodidad, sino también en eficiencia y en eficacia. Porque la innovación siempre es sinónimo de éxito. Sin lugar a dudas, se convertirá en la herramienta indiscutible para propulsar tu empresa hacia el futuro.

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