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Cómo calcular vacaciones de acuerdo a la normativa vigente

20 minutos

Las vacaciones de los empleados son un derecho reconocido por ley. Tenerlas en cuenta, planificarlas y asegurar que puedan disfrutarse dentro del plazo establecido para ello,es una obligación de la empresa. ¿Sabes cómo calcular las vacaciones? Tenemos claro que, a veces, no resulta tan sencillo hacerlo: trabajadores en situación de IT, de excedencia o incluso en ERTE complican el cálculo de las vacaciones de la plantilla.

Para guiar tus decisiones, mejorar el cumplimiento y proteger la imagen de tu empresa, hemos preparado este artículo donde te explicamos cómo calcular vacaciones y un ejemplo práctico.

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El derecho a disfrutar de vacaciones

El derecho a unas vacaciones periódicas retribuidas se reconoce en el Art. 40.2 de la Constitución Española. En el mismo sentido, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a los trabajadores por cuenta ajena, derecho a un período de vacaciones anual, con cargo al empresario que puede ser mejorado por la negociación colectiva o el propio contrato individual.

Para el disfrute de las vacaciones es necesaria la previa prestación de servicios. Esto significa que:

1.       Su duración total corresponde a que se haya trabajado durante el año completo.

2.       Las vacaciones son proporcionales al tiempo trabajado, de no haberse prestado servicios por 12 meses.

3.       Son nulos los pactos, individuales o colectivos, y toda decisión unilateral que suponga la sustitución de las vacaciones por una cantidad de dinero. El motivo es que para el trabajador el derecho a las vacaciones es irrenunciable e indisponible.

El empresario está obligado a conceder vacaciones, dentro del año. Sin embargo, se permite que, mediante pacto, sean disfrutadas en años sucesivos.

¿Qué es el devengo?

El devengo es la formación del derecho a vacaciones. Va produciéndose con cada jornada trabajada y puede disfrutarse proporcionalmente al tiempo trabajado, sin esperar el transcurso del año.

El cálculo del período devengado se hace, normalmente, considerando que, si el período completo de vacaciones es de 30 días naturales por año de servicio, corresponde a cada mes o fracción 2,5 días de vacaciones.

¿Cuándo pueden disfrutarse las vacaciones?

Las vacaciones son necesarias para aumentar la productividad de la plantilla, por eso, el empleador debe considerarlas como mucho más que un derecho de los trabajadores. Los tribunales han venido interpretando que las vacaciones deben disfrutarse dentro del año al que correspondan. El derecho caducaría, por tanto, el 31 de diciembre de cada año.

Así con carácter general se prohibiría su acumulación en años sucesivos, salvo pacto en contrario o su traslado fuera del año natural.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que, como ya se ha señalado, el legislador permite posponer su disfrute, superando el plazo de caducidad de un año en los siguientes supuestos:

–          En el caso de IT (por contingencias comunes o profesionales) no derivada de embarazo, parto o lactancia natural se establece un nuevo plazo de disfrute a partir del final de su incapacidad siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.

–          En los casos de calendario vacacional coincidente con IT derivada de embarazo, parto o lactancia natural o permisos de maternidad o paternidad se establece el derecho a su disfrute en fecha alternativa, aunque haya terminado ya el año natural de devengo.

Si caduca el derecho al disfrute de las vacaciones, no cabe indemnizar ni compensar

Al margen de estas excepciones, con carácter general, concluido el año natural en que debían haberse disfrutado, caduca el derecho a su disfrute. Eso significa que no puede ser traducido en una indemnización o compensación dineraria, salvo en el caso de extinción de la relación laboral.

Por ello, si finalizado el proceso de IT aún queda tiempo en el año correspondiente para disfrutarlas, no se puede alegar la suspensión por enfermedad para mantener el derecho de disfrute hasta el año siguiente.

Calcular vacaciones con ERTE

Otros tipos de suspensiones no generan vacaciones, como por ejemplo las excedencias o los ERTEs. Por lo tanto, el tiempo de la suspensión se debe descontar en el total de días de alta del empleado a la hora de realizar el cálculo de vacaciones. Si tus empleados están en situación de ERTE, no necesitas calcular vacaciones.

¿Cómo se fija el calendario de vacaciones en la empresa?

Fijación de las vacaciones en la empresa

La fijación de las vacaciones se ha de realizar de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, siempre de conformidad con lo establecido en su caso, en los convenios colectivos sobre planificación anual de las mismas.

¿Qué dice la ley respecto a la duración de las vacaciones?

Respecto de la duración de las vacaciones, la ley establece que el derecho a vacaciones anuales retribuidas no puede, en ningún caso, ser inferior a 30 días naturales. Si la norma convencional alude a 22 días laborables, el disfrute debe corresponder, como mínimo a estos 30 días naturales.

Este mínimo legal puede mejorarse a través de la negociación colectiva o por el propio contrato de trabajo y se podrá incrementar dicho número de días.

Existe además un principio de proporcionalidad, según el cual, cuando no se han prestado servicios todo el año, las vacaciones deben tener una duración proporcional al tiempo de servicios prestados. Este principio tiene como excepción, entre otras, ciertas ausencias al trabajo por motivos ajenos a la voluntad del trabajador que deben ser contadas como parte del período de servicios por el que se devengan vacaciones.

Periodo de vacaciones anuales

El período de vacaciones anuales en días naturales comprende, tanto los días festivos como los laborables. Si el primer día coincide en domingo, este no debe computarse porque tal día es de descanso ya ganado por los trabajadores por la actividad desarrollada durante la semana precedente, con lo que se superpone el descanso semanal al vacacional en un mismo día.

Calendario de vacaciones en la empresa

El calendario de vacaciones se fija en cada organización de acuerdo con el sistema que se haya establecido en la misma. En todo caso, el trabajador ha de conocer las fechas que le corresponden de vacaciones 2 meses antes del comienzo del disfrute.

Este plazo coincide con el previsto para interponer demanda en caso de disconformidad ante la jurisdicción social. Por ello se considera ilegal la práctica empresarial de no comunicar a los trabajadores las fechas del disfrute con esa antelación mínima, si no existe un precepto convencional claro que lo autorice. Y no es válido un calendario provisional, si del definitivo no se tiene conocimiento hasta unos días antes del disfrute, aunque ambos coincidan.

¿Cómo calcular vacaciones en la empresa?

El cálculo de las vacaciones se suele realizar cuando el periodo de trabajo del empleado es inferior a un año y la empresa necesita conocer los días que le corresponden al empleado en proporción al tiempo trabajado.

La fórmula para calcular vacaciones sería:

(DV*DP) / DA

Donde:

DA= Total de días del año en curso

DP=Total de días de alta del empleado en el año en curso

DV= Total de días de vacaciones anuales 

Legalmente no se especifica nada sobre el redondeo en caso de resultado decimal (a excepción de convenios colectivos específicos, como es este ejemplo en su artículo 23.1.6). Aún y así, éste se suele realizar por aproximación. Es decir, hasta 0,4 se redondea a la baja y a partir de 0,5 se redondea al alza, por lo que sumaría un día al total de días de vacaciones.

¿Cómo se pueden calcular vacaciones en los casos de ERTE? 

En cuanto a los ERTEs, si el trabajador ha realizado algún periodo de inactividad, este se debe descontar del total de días de alta en el año en curso. Como comentábamos al principio de este artículo, durante el tiempo que ha estado de ERTE, el empleado no genera derecho a vacaciones.

Ejemplo práctico de cálculo de vacaciones 

Un trabajador inicia su contrato el 1 de julio del año en curso. Para saber cuántos días de vacaciones le pertenecen, en RRHH deberán realizar el siguiente cálculo:

Total de días del año en curso = 365

Total de días de alta del empleado en el año en curso = 184

Total de días de vacaciones anuales = 22 laborables

 Así, sustituyendo estos datos en la fórmula explicada previamente, tendríamos que:

(22*184) / 365 = 11,09

A este trabajador le corresponderían 11,09 días laborables de vacaciones en el año en curso. En este caso de ejemplo, se redondearían a 11 días laborables, ya que el decimal es menor que 0,5.

Calcular vacaciones: mejor evitar errores

Seguramente, ya tienes claro que el periodo mínimo anual de vacaciones es de 30 días naturales y que el trabajador no puede renunciar a su derecho a vacaciones, ni se le pueden compensar económicamente.

Sin embargo, también es importante darse cuenta de que cada empresa es un mundo. Cada año llega con sus circunstancias (por ejemplo, reducciones temporales) y la plantilla no está formada por perfiles homogéneos, sino que, en la mayoría de casos, se caracteriza por su diversidad. Esto significa que la casuística es muy variada. Y, sí, aunque, al final las vacaciones se deben pactar entre el empresario y el trabajador y la organización siempre estará atenta a la normativa para garantizar el cumplimiento, ¿cómo evitar los errores humanos?

Cuando se trata de temas tan delicados como este, si se quieren evitar descuadres y prevenir conflictos, conviene digitalizar la gestión.

Reducir el margen de error es posible al dotarse de herramientas que permitan centralizar y automatizar las peticiones, facilitar la solicitud de vacaciones desde cualquier dispositivo conectado, adquirir un control automático sobre los días disponibles, los días pendientes de disfrutar o las solicitudes e incluso calcular vacaciones dependiendo del inicio de la relación laboral o el fin del contrato.Hoy día, soluciones como VisualTime te entregan todos esos beneficios, y, además, te facilitan configurar periodos de tiempo parametrizables para el disfrute de las vacaciones. ¿Listo para minimizar errores y dejar de desperdiciar tiempo?

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