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¿Cómo puede mejorar la gestión de las nóminas el departamento de RR HH?

8 minutos

La gestión de nóminas es una de las funciones más importantes que realiza el departamento de Recursos Humanos. Usar un gestor documental para automatizar esta tarea ahorrará tiempo y dinero a la empresa.

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La digitalización de los procesos implicados en la gestión de personal agiliza el trabajo de los responsables de los departamentos de Recursos Humanos. Su misión principal, encontrar y retener los mejores talentos para la empresa, se fortalece gracias al gran avance que supone automatizar tareas tan importantes como la gestión de nóminas.

¿Qué es la gestión de nóminas y qué tareas implica?

Gestionar las nóminas de una empresa es un proceso laborioso para el cual se necesita tener conocimientos de contabilidad y estar permanentemente informado sobre las novedades legales en materia laboral y fiscal. Las altas y bajas de los trabajadores, el registro de las horas extraordinarias o complementarias, la contabilización del número de días trabajados son algunas de las tareas que implica esta labor.

Para el departamento de Recursos Humanos este es un trabajo esencial ya que le permite disponer de toda la información relativa a la situación de los empleados. Con el análisis de los datos se pueden tomar decisiones estratégicas que mejoren el clima laboral dentro de la empresa.

De ahí que sea tan importante poder contar con un software específico que permita automatizar todas estas tareas. La digitalización de la gestión de personal favorece la comunicación interna, la satisfacción laboral y, por consiguiente, la productividad y rentabilidad de las empresas.

Partes de una nómina

Las nóminas constan de varias partes. Las más importantes son.

En el encabezado debe constar los datos del trabajador:

  • Nombre completo
  • DNI o NIE
  • Tipo de contrato
  • Grupo profesional
  • Afiliación a la Seguridad Social
  • Fecha de alta en la empresa
  • Fecha de antigüedad (no tiene por qué ser la misma a la fecha de alta)
  • Periodo de liquidación
  • Días trabajados en total

Y también los datos relativos a la empresa:

  • Nombre y domicilio fiscal
  • CIF 
  • Código de la cuenta de cotización de la Tesorería General de la Seguridad Social

A continuación se ponen los devengos. En este apartado se reflejan las cantidades que el trabajador percibirá.

  • Percepciones salariales: salario base, salario en especie, complementos salariales, gratificaciones y horas extraordinarias.
  • Percepciones no salariales: indemnizaciones por despido, suspensión de contrato o traslado, los abonos de gastos y las prestaciones en caso de incapacidad.

En otra parte de la nómina se deben incluir las deducciones, que son aquellas cantidades que se deben descontar del total devengado: cotización a la Seguridad Social, IRPF, anticipos, etc.

Distribución de nóminas a través de un gestor documental

VisualTime cuenta con un gestor documental que permite, entre otras funciones, distribuir las nóminas entre el personal de la empresa. Cuenta con los datos de su registro de jornada, es decir, sabe el número de horas ordinarias y extras que se han hecho.

A través del gestor se pueden subir documentos de forma masiva y entregar a los empleados sus nóminas de manera automática y segura. Facilita la labor de los RR HH gracias a:

  • Envío y solicitud de firma de: nóminas, certificados de retenciones, contratos, etc.
  • Integración de tickets y gastos en el recibo del salario
  • Los empleados pueden visualizar sus nóminas desde la App
  • Consulta KPIs para mejorar la toma decisiones: rotación, absentismo, plan de igualdad…

Ventajas para la empresa

  • Minimiza el tiempo de gestión.
  • Permite el control real de los gastos.
  • Garantiza el envío masivo de las nóminas
  • Elimina el almacenamiento de papel.

Ventajas para el trabajador

  • Acceder al histórico de horas trabajadas y tipo para facilitar el cálculo. .
  • Permite la consulta en todo momento de las nóminas.
  • El proceso de aprobación es ágil.
  • No es preciso recopilar los tickets en papel.

La automatización de la gestión de nóminas supone un gran paso adelante para los Recursos Humanos. Además de minimizar los posibles fallos, hace que la gestión de los expedientes sea más fácil y eficiente.

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