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Control y horas trabajadas: 5 aspectos clave para evitar sanciones

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Control y horas trabajadas son dos conceptos que siempre deben ir juntos en una empresa. Primero por la necesidad de organizar de la forma más óptima a los trabajadores; y segundo, por cumplir con las diferentes legislaciones laborales. De no hacerlo, se pueden incurrir en sanciones administrativas.

Para no llevarse sustos, es indispensable conocer estos 5 elementos críticos que todo sistema de control de horas trabajadas debe cumplir. Si se tienen en cuenta, se evitarán sustos innecesarios y que pueden afectar al equilibrio económico de la empresa.

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Registro de las horas trabajadas

La empresa debe tener un historial de cada empleado con el control total de horas trabajadas que ha ido realizando a lo largo del año, pudiéndose identificar con facilidad que se ajusta a lo firmado en el contrato de trabajo.

Este registro se debe guardar durante los siguientes 4 años, por lo que puede ser exigido por las autoridades laborales en una inspección de trabajo rutinaria. Por otro lado, este registro beneficia a políticas de tiempo de trabajo efectivo.

Registro de la entrada y la salida de la jornada laboral

Junto a lo anterior, es una de las medidas que más empujó a muchas empresas a implementar un sistema de control de horas trabajadas que resultase fácil. Y es que los empleados deben fichar en el trabajo tanto en la entrada como en la salida.

Esto se aplica tanto aquellos que acuden a su puesto de trabajo en unas oficinas, como los que trabajan en remoto o tienen teletrabajo en casa. Pero más allá de ser una exigencia, ayuda a reducir el absentismo y aplicar medidas de flexibilidad horaria.

Información a disposición de los empleados

Tanto los propios trabajadores como sus representantes legales, deben poder acceder a toda la información del control de las horas trabajadas. Esta debe ser facilitada por la empresa en cualquier momento que lo requieran.

No se puede negar este derecho, así que es más que recomendable tener un método de control claro y transparente que evite solicitudes innecesarias. El empleado siempre debería poder saber cuánto tiempo ha trabajado, los registros, las bolsas de horas acumuladas y todo lo relacionado.

Distribución de la jornada laboral y preaviso

Aprovechando la implementación de un sistema de control horario que permita llevar un mayor control del tiempo, muchas empresas tienen la oportunidad de implementar bolsas de horas o jornadas con horarios flexibles. 

Horas extras e informe mensual

Una de las principales razones por las que se implementó la nueva ley de control de horario fue por un mayor seguimiento de las horas extras realizadas. Limitadas a un porcentaje anual, ahora se deben registrar de forma acorde al resto de la jornada laboral.

Mensualmente se debe informar a la RLTsobre la realización de dichas horas extraordinarias. 

VisualTime, una solución adaptable y que cumple con todos los mínimos legales

¿Pero cómo puede gestionarse todo lo anterior de forma intuitiva y sencilla? VisualTime es la solución. Como software especializado en la gestión del tiempo, las personas y el talento s, ha sido diseñado especialmente para cumplir con todos los requisitos en materia laboral y ofrecer un entorno digital que agilice todos los procesos de control horario.

La solución VisualTime es tan personalizable que puede adaptarse a los diferentes convenios que tiene cada sector, por lo que los cambios que se hagan ante nuevas negociaciones se pueden implementar con suma facilidad.

VisualTime ayuda a reducir el uso de horas extras innecesarias, evita el absentismo y ayuda a erradicar el presentismo, eliminandoaquellos hábitos que afectan negativamente a la empresa. 

Pero tampoco se debe olvidar que, con la información que recoge, se potencia la gestión del tiempo para maximizar el rendimiento de los equipos de trabajo. Datos sobre horarios, productividad y necesidades, extraídos a través de encuestas periódicas, ayudan a implementar políticas de flexibilidad y conciliación muy eficientes.

En definitiva, control y horas trabajadas serán dos conceptos sencillos de gestionar con  VisualTime. Aprovecha la innovación para convertir la obligatoriedad legal en una oportunidad de crecimiento.

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