gestión del tiempo

Gestión del tiempo para maximizar el rendimiento de tus equipos

19 minutos

La gestión del tiempo es una de las herramientas más poderosas de las que disponen los departamentos de RR.HH. para mejorar la productividad de la empresa y conciliar la vida laboral y personal de los empleados.

Hoy más que nunca, con la proliferación del teletrabajo, se vuelve necesario poder controlar las tareas que se están realizando a distancia: ¿cómo sé qué tiempo le está dedicando mi equipo a cada tarea? ¿Se están realizando dentro de los tiempos habituales? Estas y otras dudas pueden ser resueltas con una eficiente gestión del tiempo.

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¿Qué es la gestión del tiempo?

Gestionar el tiempo de los equipos consiste tanto en supervisar y registrar las horas de trabajo como darle visibilidad y transparencia al control horario. Esto sin dudas, promueve una mayor confianza en los empleados y aporta un clima laboral más saludable. 

La gestión del tiempo concierne las siguientes tareas o funciones:

  • Llevar adelante un registro diario de las jornadas de trabajo.
  • Control de tareas para optimizar costes y tiempos de proyectos. 
  • Favorecer la deslocalización y promover una mejor conciliación entre vida personal y profesional. 
  • Cumplir con la normativa vigente respecto a la flexibilidad laboral, tiempos de descanso, registro de horas, etc..
  • Gestionar turnos, solicitud de cambios y reemplazos, de manera ordenada y planificada.
  • Organizar el calendario de vacaciones, sin errores ni sobresaltos.
  • Llevar un control y registro riguroso de ausencias, bajas por enfermedades, etc.

Elementos y conceptos fundamentales en la gestión del tiempo

Para llevar adelante una correcta gestión del tiempo es necesario tener en cuenta varios elementos y conceptos fundamentales para la productividad y la rentabilidad de las organizaciones.

Tiempo de trabajo efectivo  

Se llama tiempo de trabajo efectivo a las horas que el empleado está en su lugar de trabajo, completamente a disposición de la empresa para la realización de sus tareas. Como puedes imaginar, no toda la jornada laboral es tiempo de trabajo efectivo

Por eso se vuelve fundamental llevar un control que incluya interrupciones, pausas y descansos para poder parametrizar y contabilizar las horas reales que cada empleado dedica a las tareas.

Control de tareas 

El control de tareas permite conocer el tiempo dedicado a un proyecto, ya sea por parte de un empleado en particular o de un equipo de trabajo. Esto no solo garantiza que las tareas se cumplen en los tiempos previstos, sino que ayuda a los líderes o responsables a hacer un seguimiento integral de las tareas desde su inicio hasta su fin.

El control de tareas también permite evaluar la cantidad de horas invertidas en un proyecto y ajustar los costes de ser necesario. Esto maximiza al mismo tiempo, los rendimientos individuales y colectivos de la empresa.

Organizar el calendario de vacaciones

Las vacaciones, como periodo de descanso obligatorio para el trabajador, fomentan el bienestar del empleado. Pero se debe tener en cuenta la forma de organizarse para evitar que el solapamiento de varios períodos vacacionales afecten a la productividad de un equipo de trabajo.

Es indispensable tener un mapa general de este calendario. Con un software especializado como VisualTime se puede disponer de una solución centralizada en la que se puedan observar los puestos a cubrir, las diferentes solicitudes de los empleados, las vacaciones pendientes, las disfrutadas y muchas otras opciones que facilitarán el trabajo de los mánagers.

Gestionar turnos

La gestión de turnos ayudará a mantener una productividad constante a la par que se respetan los descansos laborales de cada empleado. Es por ello que se debe establecer una planificación que ofrezca alternativas viables en caso de una desviación ante la ausencia de uno o más trabajadores.

La capacidad de poder centralizar todo su control de planificación es indispensable en empresas de tamaño medio y grande. Y si además, como ocurre con VisualTime, el empleado es capaz de solicitar cambios de turnos, conocer de primera mano su horario y conciliar mejor los turnos con su vida personal, mejorará el rendimiento de todos los equipos.

Permisos y ausencias

Pero la centralización de la gestión del tiempo no sólo radica en que un grupo de responsable se encargue de supervisar todas las solicitudes de los empleados, sino en automatizarlas de una forma inteligente

La autogestión se convierte en una herramienta efectiva para la gestión del tiempo. Sólo se deben marcar unos límites donde el empleado pueda decidir y darle libertad, facilitando que se pueda conciliar con sus responsabilidades familiares y mejorar su concentración en el trabajo para potenciar el tiempo de trabajo efectivo.

Absentismo y bajas

No hay mayores enemigos para la gestión del tiempo que el absentismo y las bajas, produciendo una desviación en toda la planificación para compensar la ausencia de trabajadores indispensables en la cadena de producción. Además del presentismo laboral.

¿Pero cómo detectar estas incidencias? Con herramientas como People Analytics de VisualTime se podrá evaluar de forma objetiva y bien medida los datos de cada trabajador, de sus ausencias, bajas y tiempo de trabajo efectivo. Con esta información se podrán tomar las decisiones más adecuadas para incentivar la productividad.

También cabe destacar que en conjunto en las bajas laborales, los responsables de RRHH deben gestionar toda la documentación relacionada con la Seguridad Social. Contar con un sistema digitalizado agilizará todos los trámites y permitirá a este departamento centrarse en tareas de mayor relevancia productiva.

El objetivo de la gestión del tiempo siempre es potenciar la productividad

Cuando se trata de gestión del tiempo y productividad, los conceptos eficiencia y eficacia son los que cobran mayor relevancia. Y es que justo este es el objetivo de la gestión del tiempo: optimizar todos los procesos para que el empleado produzca en cada minuto de su tiempo de trabajo.

Así pues, registrar el tiempo de trabajo efectivo y gestionar el reparto de tareas de forma inteligente se combinan con otras claves que incentivan la productividad como la motivación, el aprendizaje y el establecimiento de esquemas de prioridades. Además de que se debe respetar los tiempos de descanso, ayudando a la desconexión laboral.

También se le debe añadir una buena comunicación efectiva que maximice el entendimiento de los mensajes y minimice el tiempo de lectura. Esto significa que se deben priorizar algunos canales de comunicación para temas relevantes a la par que se establece una metodología que ayude a emitir el mensaje de forma clara y concisa.

Gestión del tiempo y teletrabajo: ¿buenos aliados?

Ya sea por situaciones de fuerza mayor o por implantar medidas de conciliación laboral, el teletrabajo se ha convertido en un modelo aplicado en muchas organizaciones.  Sin embargo, ¿Cómo se puede saber si se están aplicando medidas de gestión del tiempo correctas también en teletrabajo? La necesidad de responder con seguridad a esta duda permite valorar si  el teletrabajo realmente es igual de rentable que acudir a la oficina.

Contar con un sistema digital que pueda registrar la jornada laboral, la gestión de tareas, el proceso de obtención de objetivos y dar control al mánager sobre el desempeño de los empleados que teletrabajan es fundamental. Por ello, VisualTime cuenta con las herramientas idóneas para este propósito.

También se debe tener en cuenta que el teletrabajo es voluntario. Requiere de un acuerdo por escrito de ambas partes y en cualquier momento puede revertirse. Para agilizar todo este proceso, puedes aprovechar la plantilla de acuerdo de teletrabajo gratuita que ofrecemos en VisualTime.

La flexibilidad como herramienta agilizadora de la gestión del tiempo

Otorgar la responsabilidad a los empleados para que organicen su propio tiempo tiene dos grandes beneficios: se sentirán más comprometidos con la empresa y ayudará a una mayor conciliación laboral.

Es por ello que la flexibilidad laboral, también llamada flexiworking, es una herramienta perfecta para combinar lo mejor de la gestión del tiempo, sumarlo a la motivación personal y resultar todo en un magnífico aumento del tiempo de trabajo efectivo y de la productividad.

El enfoque de los sistemas de trabajo con flexibilidad laboral está dirigido a la gestión de tareas y obtención de objetivos. Permitir que los empleados se gestionen como crean más oportuno, siempre y cuando cumplan con los tiempos, los plazos establecidos y alcancen sus metas laborales.

Con la flexibilidad no sólo se libera una gran parte de la gestión del tiempo en mánager y departamentos de Recursos Humanos, sino que también garantiza una desconexión laboral de calidad, mejorando la concentración y rendimiento del empleado en las horas de trabajo.

VisualTime, la solución más avanzada para la gestión del tiempo

Con VisualTime puedes integrar todos los aspectos de la gestión del tiempo y el control de las tareas de tus equipos en una única solución. Es la herramienta perfecta para los departamentos de RR.HH.: adaptativa, parametrizable y con un portal exclusivo para el empleado. 

Cuenta con todas las funcionalidades centralizadas en un solo espacio virtual, el portal del empleado. Tanto los trabajadores que están en la oficina como los que trabajan desde su hogar podrán registrar sus horarios de forma ágil e intuitiva.

Todas aquellas tareas manuales que requerían cierto tiempo para realizarse se han automatizado lo máximo posible, optimizando recursos y permitiendo que los empleados se centren en aquello que realmente produce valor.

VisualTime se adapta a todo tipo de dispositivo, pudiéndose utilizar en su versión móvil para gestionar todo lo relacionado con el trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. En definitiva, maximiza la gestión del tiempo al agilizar tareas repetitivas y fomenta el rendimiento con herramientas y recursos útiles de planificación laboral.

Centraliza el control de horario y la gestión de las vacaciones. Combate el absentismo con flexibilidad y una organización de turnos inteligente. Concede automáticamente solicitudes de permisos y ausencias establecidos con unos límites predeterminados. En definitiva, VisualTime es la solución 360º que todo departamento de RRHH necesita para reducir al mínimo sus tareas

Si deseas conocer más sobre los pilares fundamentales para la gestión de RR.HH. en las empresas, te invitamos a descargar este ebook.

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