gestión de personal

Ventajas de digitalizar la gestión de personal

10 minutos

La gestión de personal es el conjunto de tareas del departamento de RR.HH. que comprende toda la vida laboral de un empleado, desde su contratación hasta su partida. 

Su objetivo es, por un lado, mantener continuamente actualizados los datos personales y laborales de los empleados, para garantizar una efectiva gestión de su tiempo, productividad y comunicación interna. Por el otro, organizar y simplificar cualquier otro proceso en torno a los trabajadores.

Cuando la gestión de personal es eficiente y sin errores, el área de RR.HH. puede garantizar y/o mejorar la satisfacción laboral, lo cual impacta positivamente en la productividad de la empresa, disminuye el absentismo y aumenta el compromiso de las personas.

Funciones y tareas básicas

Existen tareas de gestión de personal que responden a cuestiones operativas y legales, como el control horario de los empleados, certificados y documentación legal, vacaciones, gestión de turnos, etc. Y también hay tareas de gestión de personal enfocadas en políticas corporativas, como el análisis y la toma de decisiones estratégicas para mejorar el clima a partir de encuestas o evaluaciones de desempeño. 

En conclusión, estas son las tareas y funciones básicas de los responsables de la administración de personal: 

  • Identificar las necesidades de las personas, analizando datos e información para detectar patrones. 
  • Trabajar constantemente sobre los expedientes de los empleados.
  • Llevar registro permanente de los procesos de contratación, cese y promoción del personal.
  • Gestionar y elaborar contratos laborales teniendo en cuenta los acuerdos legales y los convenios. 
  • Procesar las solicitudes de cambios de turnos, horas extras, vacaciones, etc. 
  • Contacto continuo con proveedores de servicios, como compañías de seguros, empresas de limpieza, comedor o cualquier otro socio contractual. 
  • Supervisar y controlar el fichaje de los empleados cada día. 
  • Procesar el absentismo, bajas por enfermedad, etc. 
  • Encargarse de todo el proceso salarial y pago del sueldo. 
  • Notificar y mantener informados a los empleados sobre las acciones que los afecten o involucren.

Digitalización de la gestión de personal

Sin dudas la gestión de personal es compleja, y es por eso que las empresas usan cada vez más programas especializados para llevarla a cabo. Existen determinados software que sirven de apoyo al área de RR.HH. y simplifican muchas de sus funciones. 

Veamos cómo la digitalización de la gestión de personal favorece la comunicación interna, la satisfacción laboral y, por consiguiente, la productividad y rentabilidad de las empresas. 

  • Comunicación fluida y bidireccional

Con un portal digital de fácil acceso para empleados, es posible ofrecer información valiosa y personalizada permitiendo la autogestión para evitar tareas repetitivas e innecesarias a managers y RRHH, además de mantener a los empleados al corriente respecto a sus horas de trabajo efectivo, extras, vacaciones pendientes, etc. 

Es necesaria una herramienta ágil y de uso diario que los propios empleados puedan utilizar para gestionar sus tiempos, recibir información y también enviarla, ya que es clave mantener una comunicación interna fluida y bidireccional entre empresa y trabajador. VisualTime Portal para empleados y supervisores es una excelente herramienta para esto. 

A través de la digitalización de la administración de personal, es posible tener a disposición de forma fácil y rápida todos los datos necesarios para la gestión de RR.HH., como fichajes, vacaciones, bajas o partes de trabajo. También es posible acceder y gestionar otros temas de gran importancia como la formación o la documentación de presentación obligatoria. 

Digitalizar la información como partes de baja o carnets en vigor, permite centralizar toda la información en el expediente del empleado y poder gestionarlo rápidamente, sin pérdidas de papeles ni olvidos.

  • Organización de turnos sin errores

Con una herramienta digital como VisualTime Gestión Horaria se puede respetar las horas estipuladas por convenio sin cometer errores manuales. También es posible configurar alertas sobre algún desvío en la planificación de turnos, comunicar y darle máxima visibilidad a los horarios a los empleados.

Desde esta plataforma también es posible llevar un control del absentismo, gestionar bajas por enfermedad, ausencias programadas por vacaciones, solicitar y aceptar cambios de turnos para administrar relevos y reemplazos, entre muchas funcionalidades más relacionadas a la gestión de desvios en le planificación. 

  • Calidad de clima laboral y evaluación de desempeño

Por medio de la tecnología aplicada a la gestión de personal también dispones de herramientas para la realización de encuestas clima laboral. Así, puedes conocer el estado de ánimo de los empleados y su nivel de satisfacción y compromiso con la empresa.

La digitalización también permite un onboarding y un proceso de inducción exitoso, al tiempo que brinda parámetros claves para evaluar los rendimientos de las personas y tomar decisiones estratégicas que favorezcan el desempeño individual y colectivo de los equipos de trabajo. 

¡Centraliza todas las necesidades de RR.HH. en una sola solución como VisualTime y haz más simple cada tarea y función relacionada a la gestión de personal!