gestión de personal

Ventajas de digitalizar la gestión de personal

20 minutos

La gestión de personal es el conjunto de tareas del departamento de RR.HH. que comprende toda la vida laboral de un empleado, desde su contratación hasta su partida. 

Su objetivo es, por un lado, mantener continuamente actualizados los datos personales y laborales de los empleados, para garantizar una efectiva gestión de su tiempo, productividad y comunicación interna. Por el otro, organizar y simplificar cualquier otro proceso en torno a los trabajadores.

Cuando la gestión de personal es eficiente y sin errores, el área de RR.HH. puede garantizar y/o mejorar la satisfacción laboral, lo cual impacta positivamente en la productividad de la empresa, disminuye el absentismo y aumenta el compromiso de las personas. No hay mejor forma para lograrlo que a través de la digitalización de la gestión de personal.

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Funciones y tareas básicas

Las tareas de la gestión de personal pueden dividirse en dos grandes grupos, las que están enfocadas en cumplir con las normativas legales y aquellas centradas en la motivación laboral. Ambas, muy importantes, se benefician enormemente de la digitalización.

Normativa

Las leyes de ámbito laboral establecen los requisitos mínimos en las condiciones de trabajo de los empleados, por lo que su cumplimiento es obligatorio. Al existir muchas normativas que se deben aplicar a la vez, sumado a convenios colectivos y a condiciones de contrato individuales, todo se transforma en una masa de conceptos que cuesta gestionar con agilidad.

Con la digitalización se consigue que tareas como el control de horario y la gestión de vacaciones sean procesos automatizables, es decir, que consuman el tiempo indispensable y sea el propio empleado el que sea responsable de su organización. Siempre, claro está, todo está programado para respetar los límites mínimos.

El registro de la jornada laboral, tanto en su inicio como en su final, ha sido un gran motor de cambio en muchas empresas. Han transformado esta obligatoriedad en una oportunidad para controlar mejor las horas extras, reducir el absentismo y lograr datos importantes en lo que respecta al tiempo de trabajo efectivo.

Por último, otra de las normativas más actuales es la inclusión de planes de igualdad en las organizaciones. Estos incentivan un trato justo e igualitario entre ambos sexos, afectando a que las políticas salariales y la igualdad de oportunidades no se vean afectadas por una discriminación por género. 

A todo ello se le suma el gestionar y elaborar contratos laborales teniendo en cuenta los acuerdos legales y los convenios, encargarse de todo el proceso salarial y pago de sueldos y tener contacto con proveedores de servicios relacionados con el empleado o el salario emocional, entre muchos otros.

Motivación laboral

Dentro de las funciones del departamento de Recursos Humanos relacionadas con la motivación laboral encontramos todas aquellas medidas que buscan generar una buena satisfacción laboral, aumentar el rendimiento en los equipos de trabajo y, en definitiva, conseguir que la marca de empresa como empleador atraiga nuevo talento.

Es por ello que dentro de las tareas y funciones de la motivación personal pueden encontrarse acciones como:

  • Identificar las necesidades de las personas, analizando datos e información para detectar patrones. 
  • Trabajar constantemente sobre los expedientes de los empleados.
  • Llevar registro permanente de los procesos de contratación, cese y promoción del personal.
  • Procesar el absentismo, bajas por enfermedad y ausencias.
  • Notificar y mantener informados a los empleados sobre las acciones que los afecten o involucren.

Para ello es indispensable dos pilares fundamentales: la comunicación y la transparencia. Y eso se puede conseguir a través de un proceso digitalizado que permita realizar de forma periódica encuestas de clima laboral, automatizar solicitudes y recabar valoraciones y opiniones de los empleados. Todo lo necesario para que la persona esté en el centro de la gestión de la organización.

Problemas de no tener una adecuada gestión de personal

Aplicar todas las medidas correctas para tener una gestión de personal óptima puede parecer un trabajo arduo y titánico, pero es más complicado aún resolver todos aquellos problemas de no gestionar adecuadamente los Recursos Humanos. Algunos de los que más afectan a una organización son:

  • Alto índice de rotación de personal, teniendo un proceso de reclutamiento y selección continuo para nutrir la plantilla de trabajadores.
  • Bajas por depresión, estrés y ansiedad, causando constantes desvíos en la planificación de horarios y del calendario laboral.
  • Poca eficiencia en los procedimientos organizativos, ya que muchas de las tareas deben realizarse manualmente consumiendo un valioso tiempo.
  • Errores y malentendidos que afectan a la productividad, lo que produce un malestar dentro de los equipos e incluso la pérdida de clientes.
  • Mala reputación en la employer brand, convirtiéndose en una organización donde muchas personas prefieren no trabajar ni hacer carrera profesional.

Porque una gestión de personal adecuada no sólo soluciona problemas, sino que previene de muchos otros que están por venir y abre la puerta a aprovechar muchas oportunidades que impulsarán a la empresa hacia el éxito que se merece.

Digitalización de la gestión de personal

Sin dudas la gestión de personal es compleja, y es por eso que las empresas usan cada vez más programas especializados para llevarla a cabo. Existen determinados software que sirven de apoyo al área de RR.HH. y simplifican muchas de sus funciones. 

Veamos cómo la digitalización de la gestión de personal favorece la comunicación interna, la satisfacción laboral y, por consiguiente, la productividad y rentabilidad de las empresas. 

Comunicación fluida y bidireccional

Con un portal digital de fácil acceso para empleados, es posible ofrecer información valiosa y personalizada permitiendo la autogestión para evitar tareas repetitivas e innecesarias a managers y RRHH, además de mantener a los empleados al corriente respecto a sus horas de trabajo efectivo, extras, vacaciones pendientes, etc. 

Es necesaria una herramienta ágil y de uso diario que los propios empleados puedan utilizar para gestionar sus tiempos, recibir información y también enviarla, ya que es clave mantener una comunicación interna fluida y bidireccional entre empresa y trabajador. VisualTime Portal para empleados y supervisores es una excelente herramienta para esto. 

Gestión eficiente de los expedientes HR 

A través de la digitalización de la administración de personal, es posible tener a disposición de forma fácil y rápida todos los datos necesarios para la gestión de RR.HH., como fichajes, vacaciones, bajas o partes de trabajo. También es posible acceder y gestionar otros temas de gran importancia como la formación o la documentación de presentación obligatoria. 

Digitalizar la información como partes de baja o carnets en vigor, permite centralizar toda la información en el expediente del empleado y poder gestionarlo rápidamente, sin pérdidas de papeles ni olvidos, y con un sistema de Alertas como el de VisualTime, que permite despreocuparse de plazos y fechas de vencimiento. 

Organización de turnos sin errores

Con una herramienta digital como VisualTime Gestión Horaria se puede respetar las horas estipuladas por convenio sin cometer errores manuales. También es posible configurar alertas sobre algún desvío en la planificación de turnos, comunicar y darle máxima visibilidad a los horarios a los empleados.

Desde esta plataforma también es posible llevar un control del absentismo, gestionar bajas por enfermedad, ausencias programadas por vacaciones, solicitar y aceptar cambios de turnos para administrar relevos y reemplazos, entre muchas funcionalidades más relacionadas a la gestión de desvíos en la planificación. 

Calidad de clima laboral y evaluación de desempeño

Por medio de la tecnología aplicada a la gestión de personal también dispones de herramientas para la realización de encuestas de clima laboral. Así, puedes conocer el estado de ánimo de los empleados y su nivel de satisfacción y compromiso con la empresa.

La digitalización también permite un onboarding y un proceso de inducción exitoso, al tiempo que brinda parámetros claves para evaluar los rendimientos de las personas y tomar decisiones estratégicas que favorezcan el desempeño individual y colectivo de los equipos de trabajo. 

Gestión de documentación centralizada

Con la digitalización no sólo se acelera la gestión de la documentación, sino que se ayuda al medio ambiente al reducir considerablemente el uso de papel. Pero el beneficio más destacable de esto es la utilización de un sistema de alertas que facilitará controlar con eficacia la fecha de caducidad de cada documentación y solicitud

Poder tener la documentación de cada persona en su propia ficha de empleado agiliza el acceso a ella para cualquier tipo de trámite. De esta forma, se pueden distribuir las nóminas de forma fácil y segura, además de dinamizar la gestión de ausencias con justificantes médicos, partes de baja y otros documentos requeridos con suma sencillez y enviados a través del Portal del Empleado.

Con un sistema de gestión documental como el que ofrece VisualTime, el empleado será el responsable de hacer una foto a la documentación correspondiente y adjuntarla en su propia ficha, permitiendo que el mánager pueda validarla una vez la reciba. 

¿Cómo VisualTime puede agilizar la gestión de personal?

VisualTime es una herramienta diseñada para la gestión de personas. Completa e intuitiva, se ha desarrollado para automatizar al máximo posible todos los procesos relacionados con las funciones y tareas de Recursos Humanos.

Recoge todas las necesidades de digitalización comentadas anteriormente y las centraliza en el Portal del Empleado. Este se trata de una solución ágil que permite la gestión de equipos presenciales e híbridos, ofrece una comunicación interna práctica y con transparencia, además de disponer de útiles herramientas para la organización de turnos, la gestión de las vacaciones, bolsas de horas y mucho más.

En conclusión, VisualTime será esa pieza clave que una organización necesita para transformarse, crecer y superar todos los problemas de gestión de Recursos Humanos del día a día. Es la oportunidad de alcanzar el éxito con la innovación y la tecnología del siglo XXI a tu lado.

¡Centraliza todas las necesidades de RR.HH. en una sola solución como VisualTime y haz más simple cada tarea y función relacionada a la gestión de personal!

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